Tableaux

La page « Tableaux » est votre planning visuel interactif. Elle vous présente un aperçu de type « diagramme de Gantt » de toutes vos réservations confirmées, vous montrant quelles chambres sont occupées et à quelles dates.

C’est l’un des outils les plus utilisés par le personnel de réception pour visualiser l’occupation de l’hôtel sur une période donnée.

À quoi ça sert ?

Cet outil est essentiel pour avoir une vue d’ensemble de l’occupation de votre hôtel. Il vous permet de :

• Visualiser le planning de toutes vos chambres sur plusieurs semaines ou mois.
• Identifier rapidement les chambres libres pour une demande de réservation de dernière minute.
• Consulter les détails d’une réservation en un clin d’œil.

Deux Modes d’Accès : Back-end et Front-end

Le système vous offre deux manières d’accéder à ce planning, chacune avec ses spécificités.

Back-end #

• Comment y accéder ? C’est la vue que vous obtenez en cliquant sur « Tableaux » directement depuis le menu d’administration de votre site.
• Fonctionnalités : Cette interface est la plus complète.
  • Elle vous permet de filtrer les réservations par mois ou sur une plage de dates personnalisée.
  • En survolant une réservation (une barre de couleur sur le planning), une infobulle apparaît instantanément avec les informations clés de la réservation (nom du client, dates…).
  • Elle vous donne accès à des fonctions avancées comme l’impression du planning.

Front-end #

• Comment y accéder ? C’est la vue à laquelle votre personnel (vos « Opérateurs ») accède après s’être connecté via la page de « Connexion Opérateurs » que nous avons configurée.
• Fonctionnalités : Cette interface est une version simplifiée et sécurisée du planning.
  • Vue Restreinte : L’opérateur ne verra que les chambres pour lesquelles vous lui avez donné l’autorisation. S’il n’est responsable que des Suites, il ne verra que le planning des Suites.
  • Consultation des Détails : En cliquant ou en tapant sur une réservation, il peut afficher les détails supplémentaires de la réservation.

• Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : Cette double interface est parfaitement conçue pour une gestion d’équipe sécurisée.
  • Utilisez la vue Back-end pour votre propre usage, lorsque vous avez besoin d’une vue complète et de toutes les fonctionnalités.
  • Utilisez la vue Front-end pour vos équipes. C’est le moyen idéal de leur donner un outil de travail puissant et visuel, tout en cloisonnant leur accès aux seules informations qui les concernent. Cela garantit la sécurité et la confidentialité des données tout en leur permettant d’être parfaitement opérationnels.

Fonctionnalités Avancées des Tableaux #

Au-delà de la simple visualisation des réservations, la page « Tableaux » vous permet d’y ajouter des informations contextuelles importantes sous forme de notes, que ce soit pour une chambre spécifique ou pour une journée entière.

Ajoutez des notes quotidiennes à vos salles dans les Tableaux (Add daily notes to your rooms)

• À quoi ça sert ? Cette fonctionnalité vous permet d’attacher une note informative à une chambre spécifique pour un jour donné, directement depuis le planning visuel. C’est votre pense-bête opérationnel pour la gestion quotidienne de vos chambres.
• Comment ça fonctionne ? En cliquant sur une case vide du calendrier (correspondant à une chambre et une date), une fenêtre apparaît, vous permettant de saisir une note.
• Exemple Concret : La télévision de la Suite Junior N°301 est en panne le 15 novembre. Un technicien doit passer, mais vous ne voulez pas que la chambre soit réservée par erreur entre-temps.
  1. Vous allez sur la page « Tableaux ».
  2. Vous trouvez la ligne correspondant à la Suite Junior et la colonne du 15 novembre.
  3. Vous cliquez sur la case et y ajoutez une note :
     • Titre : « MAINTENANCE TV »
     • Description : « Ne pas louer – Intervention technicien prévue. » Cette note sera désormais visible sur le planning, alertant immédiatement toute personne de la réception qui consulterait la disponibilité pour cette date.

Ajouter des événements et des festivités à partir des Tableaux (Add events and festivities)

• À quoi ça sert ? Similaire à la fonction de l’Aperçu des Disponibilités, cet outil vous permet de marquer une journée entière comme étant spéciale (jour férié, événement local…). La différence est que vous pouvez le faire directement depuis votre planning de travail principal, la page « Tableaux ».
• Comment ça fonctionne ? Au lieu de cliquer sur une case de chambre, vous cliquez sur la date dans l’en-tête du calendrier. Une fenêtre s’ouvre pour vous permettre d’entrer le nom de l’événement.
• Exemple Concret : Vous consultez votre planning de décembre et vous voulez vous assurer que toute l’équipe est consciente que le 25 décembre est un jour férié avec une forte demande.
  1. Vous cliquez sur la date « 25 Décembre » en haut du planning.
  2. Vous y ajoutez la note d’événement : « Jour de Noël ».
  3. La date sera alors marquée visuellement sur le planning, servant de rappel pour tous les membres du personnel.
• Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : L’utilisation de ces deux types de notes transforme votre planning d’un simple tableau d’occupation en un véritable outil de communication d’équipe.
  • Utilisez les notes de chambre pour toutes les informations opérationnelles et temporaires liées à une chambre spécifique (maintenance, blocage spécial, préparation pour un client VIP…).
  • Utilisez les notes d’événement pour marquer toutes les dates qui ont un impact stratégique sur la demande de votre hôtel.
  Ces annotations, visibles par tous les utilisateurs autorisés, garantissent que toute l’équipe partage le même niveau d’information, ce qui réduit les erreurs et améliore l’efficacité de votre gestion quotidienne.