Tableau de bord

Cette section regroupe tous les outils dont vous avez besoin pour gérer votre activité au jour le jour : suivre les arrivées, consulter les détails d’une réservation, accéder à votre planning, etc.

Le Tableau de Bord est la page d’accueil de votre système de réservation. C’est la première chose que vous verrez et c’est votre centre de commandement quotidien. Il a été conçu pour vous donner une vue d’ensemble, immédiate et synthétique, de tout ce qui est important pour la journée en cours.

C’est l’outil indispensable pour votre réceptionniste et pour vous-même, pour piloter efficacement les opérations de votre hôtel.

Le tableau de bord est intelligemment divisé en plusieurs blocs d’information clés pour vous permettre de voir l’essentiel en un seul coup d’œil.

1. Les clients qui s’enregistrent aujourd’hui

• À quoi ça sert ? Ce bloc vous présente la liste de toutes les arrivées prévues pour la journée. C’est votre feuille de route pour l’accueil. Vous y voyez le nom du client, la chambre qui lui est assignée et les détails de sa réservation.

2. Les clients passent à la caisse aujourd’hui

• À quoi ça sert ? Symétriquement, ce bloc liste tous les départs du jour. C’est un outil essentiel pour votre équipe de nettoyage, qui peut ainsi planifier la préparation des chambres pour les nouveaux arrivants, et pour la réception, qui peut préparer les factures finales.

3. Disponibilité globale hebdomadaire

• À quoi ça sert ? Ce widget vous offre une vue panoramique de votre taux d’occupation pour la semaine à venir. Il vous permet d’anticiper les jours de forte affluence et les jours plus calmes, et d’ajuster votre stratégie en conséquence.

4. Suivant Réservations à partir de la date de demain

• À quoi ça sert ? Ce bloc affiche la liste chronologique des prochaines réservations confirmées, à partir de demain. C’est une fenêtre sur votre activité future qui vous permet de planifier à court et moyen terme.

5. Chambres actuellement fermées, en attente de paiement ou de confirmation

• À quoi ça sert ? C’est votre panneau de contrôle en temps réel. Il vous liste les chambres qui ne sont pas dans un état « normal », c’est-à-dire :
  • Les chambres pour lesquelles une réservation est en attente de paiement.
  • Les chambres bloquées ou fermées pour maintenance.
  • Les réservations en attente de votre confirmation manuelle.
• Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : Le Tableau de Bord est un outil de visualisation. Il n’y a pas de configuration à faire ici, mais une habitude à prendre. Nous vous conseillons de faire de cette page la première que vous consultez chaque matin. En moins d’une minute, vous aurez une compréhension complète de la journée à venir, des actions à entreprendre et de la santé de votre activité, vous permettant de gérer votre hôtel de manière proactive et organisée.

Le Widget Prévision (Forecast) #

Cet outil est votre assistant stratégique personnel. Intégré à votre tableau de bord, il vous offre une analyse visuelle et chiffrée de votre performance d’occupation sur une période donnée. Il ne se contente pas de montrer des données ; il vous aide à les interpréter pour prendre de meilleures décisions sur votre tarification et vos promotions.

À quoi ça sert ?

Le widget Prévision vous permet de :

• Visualiser rapidement votre taux de remplissage.
• Comprendre la performance de votre hôtel sur une semaine, un mois ou une saison.
• Identifier les périodes creuses qui représentent des opportunités de promotion.
• Anticiper la demande en visualisant les événements et jours fériés à venir.

Les Indicateurs Clés

Le widget présente plusieurs informations essentielles pour comprendre votre activité.

1. Taux d’Occupation (Occupancy)

• À quoi ça sert ? C’est le pourcentage de votre inventaire total qui est vendu sur la période analysée. C’est l’indicateur de performance le plus important pour un hôtelier.
• Exemple Concret : Si vous avez 10 chambres et que vous analysez un mois de 31 jours, votre inventaire total est de 310 « nuitées-chambres » (10 chambres x 31 nuits). Si, sur cette période, vous avez vendu un total de 239 nuitées, le widget affichera un taux d’occupation de 77% (239 / 310).

2. Total des Réservations et Nuits Réservées (Total Bookings & Nights Booked)

• À quoi ça sert ? Ces deux chiffres vous donnent plus de détails :
  • Total des Réservations : Le nombre de commandes distinctes que vous avez reçues.
  • Nuits Réservées : Le nombre total de nuitées que ces commandes représentent.
• Exemple Concret : Vous pourriez avoir 5 réservations au total, mais si l’une d’elles est un long séjour, le total des « Nuits Réservées » pourrait être de 20.

3. Le Graphique Circulaire

• À quoi ça sert ? C’est la représentation visuelle de votre taux d’occupation. Il vous montre d’un seul coup d’œil la proportion de chambres vendues (en bleu foncé) par rapport aux chambres invendues (en bleu clair), vous permettant d’évaluer instantanément la situation.

L’Assistant Stratégique : L’Encadré « Insight »

C’est là que cet outil devient plus qu’un simple graphique. Le système analyse les données pour vous et vous donne des conseils proactifs.

• À quoi ça sert ? Si le widget détecte une opportunité ou une anomalie, il affiche un encadré « Insight » (Aperçu) avec une suggestion concrète pour améliorer vos revenus.
• Exemple Concret : Le système remarque que le week-end de Pâques approche et que votre taux de réservation est anormalement bas. Il affichera un message comme : « Votre taux d’occupation est particulièrement bas pour ces dates. Puisque ces dates ne sont pas si proches et pas si lointaines, vous pourriez créer une promotion de base pour attirer plus de clients. »
• Mieux encore, il inclut souvent un bouton d’action directe comme « Créer une Promotion », qui vous emmène directement à la bonne page pour mettre en place cette suggestion.

Analyse par Période et Événements

• À quoi ça sert ? Le widget vous permet de naviguer et d’analyser différentes périodes (par mois, par semaine, etc.) via un menu déroulant. Plus important encore, il met en évidence les événements à venir, comme les jours fériés et les festivités.
• Exemple Concret : En naviguant dans le calendrier, vous verrez apparaître des mentions comme « Pâques ». Cela vous permet de vérifier immédiatement si votre taux d’occupation pour cette période de forte demande est optimal et, si ce n’est pas le cas, d’ajuster vos prix.

• Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : Considérez cet outil comme votre conseiller en revenus personnel. Prenez l’habitude de le consulter chaque semaine pour analyser les performances des semaines à venir. Portez une attention toute particulière aux suggestions de l’encadré « Insight » : ce sont des opportunités de marketing gratuites et automatisées que le système a identifiées pour vous.

Inscription des Invités (Guests Check-in) #

Cette fonction est l’équivalent numérique de la traditionnelle « fiche de police » ou du registre que vous tenez à votre réception. C’est un outil conçu pour les réceptionnistes afin d’enregistrer et de gérer de manière professionnelle l’arrivée et le départ de chaque client.

À quoi ça sert ?

Cet outil centralise et accélère plusieurs tâches administratives clés :

1. Enregistrer les arrivées (Check-in) : Marquer un client comme étant arrivé et présent dans l’hôtel.
2. Enregistrer les départs (Check-out) : Marquer un client comme ayant quitté l’hôtel.
3. Gérer les « No-Shows » : Si un client ne se présente pas, vous pouvez marquer sa réservation comme « non présentée », ce qui est important pour votre facturation et vos statistiques.
4. Collecter les informations des clients : C’est ici que vous pouvez enregistrer les données personnelles de chaque occupant de la chambre (nom, prénom, pays de résidence, numéro de pièce d’identité…), souvent pour répondre à des obligations légales.
5. Générer les documents officiels : C’est à partir de cette interface que vous pouvez générer le document d’enregistrement officiel (la fiche de police) à faire signer par le client.

Les Fonctionnalités Clés

1. Collecte des Données Personnelles

• À quoi ça sert ? Le système vous permet de stocker dans votre base de données les informations personnelles de chaque occupant de la chambre.
• Exemple Concret : Pour une réservation au nom de M. Kaboré (2 adultes), vous pouvez entrer non seulement ses informations, mais aussi celles de la personne qui l’accompagne, y compris leur numéro de passeport ou de carte d’identité.

2. Génération du Document d’Enregistrement

• À quoi ça sert ? Une fois toutes les informations saisies, vous pouvez générer en un clic un document PDF officiel qui récapitule toutes ces données. C’est la fiche que le client doit légalement signer.

3. Signature Électronique

• À quoi ça sert ? C’est une fonctionnalité très moderne qui dématérialise le processus de signature. Le système est compatible avec des pavés de signature ou peut simplement utiliser l’écran d’une tablette ou d’un smartphone.
• Comment ça fonctionne ?
  • Signature sur place : Vous pouvez présenter une tablette au client à la réception. Le document PDF s’affiche, et une zone de signature lui permet de signer directement avec son doigt ou un stylet. La signature est alors apposée sur le document et sauvegardée.
  • Signature à distance : Vous pouvez également envoyer un lien sécurisé par e-mail ou par SMS au client. En cliquant sur ce lien, il pourra ouvrir le document sur son propre téléphone et le signer, même s’il n’est pas à la réception.

• Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : L’utilisation de cet outil est une bonne pratique que nous recommandons fortement. Il centralise vos informations, accélère le processus d’enregistrement et vous offre une traçabilité parfaite. La fonction de signature électronique est un véritable atout qui modernise votre image. Elle vous permet de passer à un fonctionnement « zéro papier », ce qui est à la fois écologique et plus efficace. Elle est particulièrement utile si vous avez déjà collecté les informations via la fonction de Pré-enregistrement : le client arrive, vous lui présentez simplement la tablette avec le document pré-rempli pour une signature rapide, et son enregistrement est terminé en quelques secondes.