Cette fonctionnalité est conçue pour vous permettre de créer des comptes utilisateurs spéciaux pour votre personnel (réceptionnistes, managers…). Un « Opérateur » n’est pas un administrateur complet du site ; c’est un utilisateur avec des droits limités, qui ne peut accéder qu’à certaines sections et fonctionnalités de gestion des réservations.
Le but est double :
- Sécurité : Vous donnez accès aux outils de gestion quotidienne sans donner accès aux paramètres sensibles du site (tarifs, configuration globale, etc.).
- Simplicité : Vous fournissez à votre personnel une interface épurée, ne contenant que les outils dont ils ont besoin pour leur travail.
Un opérateur a son propre profil (nom, prénom, e-mail) et, surtout, un Code d’Authentification unique. C’est ce code qui lui sert de « mot de passe » pour accéder à son tableau de bord privé.
Gestion des Autorisations (Permissions) #
Le cœur du système réside dans la gestion fine des autorisations. Pour chaque opérateur, vous pouvez définir précisément ce qu’il a le droit de voir et de faire.
La gestion des autorisations se trouve dans la page « PMS – Opérateurs ».
Par défaut, il existe deux grands ensembles d’outils auxquels vous pouvez donner accès : Tableaux et Finance.
Opérateurs – Tableaux
Cet onglet vous permet de définir le niveau d’accès visuel de l’opérateur sur les plannings et les réservations.
Vous pouvez y définir quatre paramètres clés :
Jours visibles
- À quoi ça sert ? Vous définissez ici l’horizon de temps auquel l’opérateur a accès. C’est le nombre de jours dans le futur qu’il peut consulter.
- Exemple : Si vous mettez 120, le réceptionniste pourra voir le planning des 120 prochains jours.
- Astuce : L’utilisation d’une valeur négative (ex: -30) lui donnera également accès aux réservations des 30 jours passés.
Salles visibles
- À quoi ça sert ? Vous pouvez restreindre la vue de l’opérateur à certains types de chambres uniquement.
- Exemple : Si vous avez un manager qui n’est responsable que des Suites, vous pouvez faire en sorte qu’il ne voie que les réservations et le planning de ces chambres. Pour un réceptionniste, vous laisserez l’accès à « Toutes les chambres ».
Détails du client
- À quoi ça sert ? C’est un paramètre de confidentialité. Vous décidez si l’opérateur a le droit de voir les informations personnelles complètes du client.
- Exemple : Vous pouvez régler sur « Non » si vous ne voulez pas que certains membres du personnel aient accès aux adresses e-mail ou numéros de téléphone des clients, pour des raisons de protection des données.
Services supplémentaires
- À quoi ça sert ? Permet d’afficher ou de masquer les détails des options et services supplémentaires (petit-déjeuner, navette…) associés à une réservation.
- Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : La création de comptes Opérateurs est une excellente pratique de sécurité et de gestion dès que vous avez du personnel.
- Pour un réceptionniste : Donnez-lui un accès large aux « Tableaux » (365 jours visibles, toutes les chambres, détails clients visibles…) pour qu’il puisse gérer efficacement les réservations.
- Pour un manager ou vous-même : Vous créerez un compte avec des autorisations plus étendues, incluant l’accès à la section « Finance », que nous allons voir ensuite.
Opérateurs – Finance
- À quoi ça sert ? L’outil « Finance » est le tableau de bord des revenus de votre hôtel. Accorder l’accès à cette section permet à un opérateur de consulter des informations financières détaillées sur les performances de votre établissement. C’est un accès sensible, généralement réservé aux managers ou au personnel de direction.
Comme le montre l’interface, ce tableau de bord offre une analyse complète de vos revenus sur une période donnée, avec des indicateurs clés comme :
- La valeur brute des réservations.
- Le montant des taxes collectées.
- Les revenus nets.
- La répartition des revenus par canal de vente (votre site web, Booking.com, Expedia…).
- La répartition des revenus par pays d’origine des clients.
- Comment le configurer ? Lors de la configuration des autorisations d’un opérateur, si vous lui donnez accès à l’onglet « Finance », vous pouvez également restreindre sa vue à certaines chambres, tout comme pour l’onglet « Tableaux ».
Comment l’Opérateur accède à son espace #
Une fois que vous avez créé un compte Opérateur et défini ses autorisations, celui-ci ne se connecte pas via l’interface d’administration habituelle de votre site. Il utilise une page de connexion frontale dédiée et privée que nous avons déjà crée.
- L’expérience de l’Opérateur : Une fois connecté, l’opérateur arrive sur un tableau de bord simplifié. Il ne voit que les outils auxquels vous lui avez donné accès (par exemple, les boutons « Tableaux » et « Finance »).
- Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : La segmentation des accès est une pratique de gestion saine et sécurisée.
- Pour les réceptionnistes : Créez des comptes Opérateurs avec un accès uniquement à l’onglet « Tableaux ». Ils auront tous les outils pour gérer les réservations sans avoir accès aux données financières sensibles.
- Pour les managers ou la direction : Créez des comptes Opérateurs avec un accès à la fois à « Tableaux » et à « Finance ». Ils auront ainsi une vision complète, à la fois opérationnelle et financière, de l’activité de l’hôtel.