Skip to content
View Categories

Création d’un Projet / Zone

Table of Contents

Cet outil est un véritable système de gestion de projet intégré à votre moteur de réservation. Il est conçu pour vous aider à créer, assigner et suivre toutes les tâches opérationnelles nécessaires au bon fonctionnement de votre hôtel, service par service.

Interface affichant la liste des projets et de leurs zones associées, avec des boutons pour ajouter ou modifier des éléments. On distingue les titres des projets et des indicateurs d’état.

À quoi ça sert ?

Le Gestionnaire de Tâches vous permet de centraliser et d’organiser le travail de vos différentes équipes (nettoyage, maintenance, réception…) dans des « tableaux » dédiés. Fini les Post-it, les oublis et les problèmes de communication. Chaque tâche est tracée, assignée et suivie jusqu’à sa complétion.

Création d’un Projet #

La première étape consiste à créer des « Projets » ou « Zones », qui sont en réalité les tableaux de travail de vos différents départements.

Fenêtre affichant la création d’une zone de projet, avec des champs à remplir et un bouton d’enregistrement.

Pour chaque tableau que vous créez, vous devez définir plusieurs paramètres.

Types

  • À quoi ça sert ? Vous choisissez ici le modèle de votre tableau en fonction de son objectif. Le système propose des types pré-configurés pour des flux de travail courants.
  • Exemples de types :
    • Entretien ménager et nettoyage : Pour gérer les tâches de l’équipe de nettoyage.
    • Maintenance : Pour suivre les réparations et les interventions techniques.

Nom

  • À quoi ça sert ? Vous donnez un nom clair à votre tableau pour l’identifier facilement.
  • Exemple : « Planning Nettoyage Étages », « Tâches de Maintenance Générale ».

Balises

  • À quoi ça sert ? Les balises sont des étiquettes qui vous permettent de catégoriser vos tâches pour mieux les filtrer et les prioriser.
  • Exemple : Le système propose des balises par défaut comme « Haute priorité », « Nettoyage en profondeur », « Demande d’invité ». Vous pouvez créer les vôtres, comme « Électricité », « Plomberie », « Urgent ».

Status des tâches

  • À quoi ça sert ? Vous définissez ici les étapes du cycle de vie d’une tâche dans ce tableau. Ce sont les colonnes de votre tableau de projet (style Kanban).
  • Exemple : Un flux de travail classique pourrait avoir les statuts : « Non démarrée », « En cours », « En attente de pièce », « Terminée ».

Description

À quoi ça sert ? Un champ pour votre usage interne, pour décrire l’objectif de ce tableau de travail.

  • Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : Cet outil est particulièrement puissant pour les hôtels avec plusieurs employés. Pour commencer :
    1. Créez un premier projet de type « Entretien ménager et nettoyage » que vous nommerez « Gestion du Nettoyage ».
    2. Créez un second projet de type « Maintenance » nommé « Suivi des Interventions ».
    3. Personnalisez les statuts pour qu’ils correspondent exactement à votre manière de travailler.
    Une fois vos tableaux créés, vous pourrez commencer à y ajouter des tâches (par exemple, « Changer l’ampoule de la chambre 205 », « Préparer la chambre 301 pour une arrivée VIP »), les assigner à des membres du personnel et suivre leur progression en temps réel. C’est un pas de géant vers une organisation plus professionnelle et plus efficace de vos opérations internes.

Vous pouvez modifier la configuration de chaque projet/zone à tout moment en cliquant sur le bouton d’édition situé à côté du nom du projet/de la zone.

Formulaire permettant d’éditer les détails d’une zone de projet, incluant le nom, la description et les paramètres d’accès.

Présentation des Types de Projets

Le système vous propose trois modèles de projets distincts, chacun avec ses propres paramètres et fonctionnalités pour répondre à des besoins spécifiques :

  1. Entretien ménager et nettoyage
  2. Maintenance
  3. Sprint Board

Examinons de plus près chacun d’entre eux.

Entretien ménager et nettoyage (Housekeeping & Cleaning) #

  • À quoi ça sert ? Comme son nom l’indique, ce type de projet est spécialement conçu pour automatiser et simplifier la gestion des tâches de nettoyage de votre hôtel. C’est l’outil qui va permettre de fluidifier la communication entre la réception et votre équipe d’entretien.
  • Ses Fonctionnalités Clés (l’Automatisation) : La force de ce modèle réside dans sa capacité à créer automatiquement les tâches de nettoyage en fonction des mouvements de vos clients. Programmation automatique
    • À quoi ça sert ? C’est l’interrupteur qui active la création automatique des tâches.
    Planification/Fréquence
    • À quoi ça sert ? Vous définissez ici quand une tâche de nettoyage doit être générée.Exemple : L’option la plus puissante est « Chiffre d’affaires (à chaque départ) ». Avec ce réglage, dès qu’un client effectue son check-out, le système crée automatiquement une tâche « Nettoyer la chambre X » dans ce tableau. D’autres options comme « Quotidien » (pour un nettoyage journalier) sont également disponibles.
    Attribution automatique
    • À quoi ça sert ? Pour gagner encore plus de temps, le système peut assigner automatiquement la nouvelle tâche de nettoyage au premier « Opérateur » (membre du personnel) disponible.
    Opérateurs
    • À quoi ça sert ? Vous sélectionnez ici les membres de votre personnel qui font partie de l’équipe de nettoyage et qui sont donc éligibles pour recevoir ces tâches.
    Listes
    • À quoi ça sert ? Permet de spécifier si ce tableau de maintenance s’applique à tout l’hôtel ou à un groupe de chambres spécifique.
    Durée de la tâche par défaut : Vous définissez une durée estimée pour une tâche de nettoyage standard (ex: 45 minutes). Cette information est utilisée par le système pour calculer la charge de travail de chaque opérateur.
  • Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : Ce projet est révolutionnaire pour la gestion de l’entretien. En le configurant correctement, tout le processus de création et d’attribution des tâches de nettoyage après le départ d’un client est entièrement automatisé, ne nécessitant quasiment aucune intervention manuelle.

Maintenance #

  • À quoi ça sert ? Ce type de projet est un tableau de suivi plus généraliste, conçu pour gérer toutes les tâches de maintenance et de réparation dans votre hôtel. C’est le carnet d’interventions numérique de votre équipe technique.
Interface dédiée à la maintenance, listant les interventions planifiées, leurs statuts et les personnes responsables.

  • Ses Fonctionnalités Clés : Contrairement au projet « Nettoyage », celui-ci n’est pas axé sur l’automatisation, mais sur la simplicité du suivi manuel. Opérateurs
    • À quoi ça sert ? Vous sélectionnez ici les membres du personnel qui font partie de votre équipe de maintenance ou les techniciens responsables.
    Listes
    • À quoi ça sert ? Permet de spécifier si ce tableau de maintenance s’applique à tout l’hôtel ou à un groupe de chambres spécifique.
    Durée de la tâche par défaut : Vous pouvez définir une durée estimée par défaut pour une intervention (ex: 60 minutes), qui pourra être ajustée pour chaque tâche.
  • Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : Créez un projet « Maintenance » pour centraliser toutes les demandes d’intervention. Dès qu’un problème est signalé (une fuite, une ampoule grillée…), n’importe quel membre du personnel autorisé peut créer une nouvelle tâche dans ce tableau, l’assigner au bon technicien et suivre sa résolution. Cela garantit une traçabilité parfaite et évite que les demandes ne se perdent.

Planche de Sprint (Sprint Board) #

  • À quoi ça sert ? Ce type de projet est un tableau de gestion de tâches plus généraliste et confidentiel. Son nom (« Sprint Board ») est emprunté aux méthodes de gestion de projet agiles, mais dans le contexte d’un hôtel, il faut le voir comme un tableau de bord privé pour les managers ou la direction. Sa caractéristique principale et unique est la possibilité de rendre le tableau entièrement privé.
  • Sa Fonctionnalité Clé : Le Mode Privé
Interface montrant la configuration du tableau de sprint

  • Comment ça fonctionne ? Lorsque vous créez un projet de type « Sprint Board », une option « Privé » (Private) est disponible. Si vous l’activez, ce tableau et toutes les tâches qu’il contient ne seront visibles que par les administrateurs du site.
  • L’impact : Tous les autres utilisateurs, y compris les « Opérateurs » (votre personnel), ne verront même pas que ce projet existe. C’est un espace de travail totalement confidentiel.
  • Exemple Concret d’Utilisation : La direction de l’hôtel doit préparer le budget pour l’année suivante et planifier une nouvelle stratégie marketing.
    • Vous créez un « Sprint Board » nommé « Stratégie Marketing 2026 ».
    • Vous l’activez en mode « Privé ».
    • À l’intérieur, vous pouvez créer des tâches comme :
      • « Analyser les performances du canal Expedia »
      • « Préparer une proposition pour la rénovation des chambres du 2ème étage »
      • « Lancer un appel d’offres pour un nouveau fournisseur de linge »
    • Ces tâches stratégiques et confidentielles ne seront accessibles qu’aux administrateurs, garantissant que le reste du personnel ne soit pas exposé à des informations qui ne le concernent pas.
  • Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : Utilisez ce type de projet pour tout ce qui relève de la gestion, de la stratégie et de la planification à long terme, et qui ne concerne pas les opérations quotidiennes de la réception ou de la maintenance. C’est votre tableau de bord de direction, parfait pour lister et suivre les objectifs trimestriels, les projets de développement ou toute autre tâche qui nécessite de la discrétion.