Rapports

La fonction « Rapports » est un outil puissant pour analyser en profondeur la performance financière de votre établissement et pour générer des documents pour vos déclarations fiscales ou vos analyses internes.

Pour y accéder, survolez le menu « PMS » et cliquez sur « Rapports ».

À quoi ça sert ?

Les rapports vous permettent d’obtenir des statistiques financières précises et de produire des calculs d’impôts ou de prélèvements. C’est un outil essentiel pour :

• Suivre vos performances financières sur une période donnée.
• Préparer vos déclarations comptables et fiscales.
• Générer des documents à transmettre à diverses institutions si la législation locale l’exige.

Par défaut, le système est livré avec plusieurs types de rapports, le plus important étant le Rapport de Revenu.

Le Rapport de Revenu (Revenue Report) #

Ce rapport vous fournit un aperçu détaillé de la performance financière de votre hôtel. Pour générer un rapport, vous pouvez utiliser plusieurs filtres pour affiner vos résultats.

• Plage de dates (obligatoire) : C’est le filtre principal. Vous devez définir une période (un mois, un trimestre, une année…) pour laquelle vous souhaitez analyser les revenus.
• Annonces (facultatif) : Vous permet de filtrer le rapport pour n’inclure que les revenus générés par certains types de chambres. Si vous ne sélectionnez rien, toutes les chambres seront incluses.
• Canaux (facultatif) : Vous pouvez analyser les revenus provenant d’une source spécifique. Si vous ne sélectionnez rien, le rapport inclura toutes les réservations, qu’elles viennent de votre site web (réservations directes) ou des plateformes externes (OTAs comme Booking.com).

Le rapport vous aide à surveiller plusieurs indicateurs de performance essentiels, présentés quotidiennement pour la période sélectionnée :

• Le nombre de chambres vendues.
• Le nombre total de réservations.
• Les revenus générés par votre site web et par les plateformes externes (OTAs), vous permettant de comparer la performance de vos canaux de vente.
• Le détail des taxes collectées.
• Les commissions payées.
• Et un résumé complet à la fin du tableau pour l’ensemble de la période.
• À quoi ça sert ? Le rapport n’est pas seulement un outil de visualisation. Vous pouvez exporter toutes ces données pour les travailler ou les archiver.
• Comment ça fonctionne ?
  • Un bouton « Exporter » est disponible, vous permettant de télécharger le rapport complet au format CSV ou Excel. C’est idéal pour l’importer dans un logiciel de comptabilité ou pour faire vos propres analyses.
  • Une option d’impression est également disponible pour générer une copie physique ou un PDF du rapport.
• Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : Le Rapport de Revenu est votre meilleur ami pour piloter la santé financière de votre hôtel. Prenez l’habitude de le générer à la fin de chaque mois pour :
  • Suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires.
  • Analyser la rentabilité de vos différents canaux de vente (et voir l’intérêt de pousser les réservations directes !).
  • Simplifier la préparation de vos documents comptables en exportant des données propres et structurées.

Rapport quotidien sur les chambres (Daily Room Report) #

• À quoi ça sert ? Ce rapport est votre feuille de route opérationnelle. Il vous fournit un aperçu rapide et clair de toutes les réservations pour la plage de dates sélectionnée, en se concentrant sur les détails logistiques de chaque séjour. C’est l’outil parfait pour la réception et le personnel d’étage.

En quelques secondes, ce rapport vous permet de suivre les mouvements de la journée et de comprendre les éléments clés de chaque réservation :

• Le type de séjour (arrivée, départ, ou client déjà présent).
• Les détails de l’occupation (nombre de personnes).
• Les plans de repas réservés.
• Les dates précises d’arrivée et de départ.
• Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : Utilisez ce rapport chaque matin pour préparer la journée. En le filtrant pour la date du jour, vous obtenez une liste de travail claire pour votre équipe :
  • Pour la réception : Qui arrive aujourd’hui ? Qui part ?
  • Pour le personnel de nettoyage : Quelles chambres doivent être préparées pour les nouvelles arrivées ? Un bouton « Exporter » vous permet de l’imprimer facilement pour le distribuer à votre personnel.

Hôtel – Repas (Hotel – Meals) #

• À quoi ça sert ? Ce rapport est spécifiquement conçu pour le service de restauration. Il fournit un décompte précis du nombre de repas (petits-déjeuners, déjeuners, dîners) à préparer pour les dates sélectionnées.
• Comment ça fonctionne ? Le rapport analyse toutes les réservations de la période et calcule automatiquement le nombre de repas à servir, en se basant sur les « plans de repas » inclus dans le plan tarifaire de chaque client.
• Exemple Concret : Vous filtrez le rapport pour la journée du lendemain. Le système vous indiquera :
  • Petits-déjeuners à préparer : 45
  • Déjeuners à préparer : 12
  • Dîners à préparer : 28
• Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : C’est un outil indispensable pour votre équipe de cuisine et de gestion des stocks.
  • Générez ce rapport chaque jour pour la journée du lendemain.
  • Utilisez le bouton « Exporter » pour l’imprimer et l’afficher en cuisine.
  • Cette simple feuille permet à votre chef de savoir exactement combien de repas préparer, ce qui optimise vos achats, réduit le gaspillage alimentaire et garantit un service fluide. C’est un outil simple mais avec un impact direct sur votre rentabilité et votre organisation.

Rapport de Classement d’Occupation (Occupancy Ranking Report) #

• À quoi ça sert ? Ce rapport est conçu pour vous donner une vue d’ensemble stratégique des performances d’occupation de votre hôtel. Plutôt que de regarder les détails jour par jour, il vous permet d’analyser et de comparer les performances sur de plus longues périodes (comme des mois ou des années) afin d’identifier les tendances saisonnières et de prendre des décisions éclairées.

Les Indicateurs Clés

Pour n’importe quelle plage de dates que vous sélectionnez, le rapport vous présente des données clés synthétisées, notamment :

• Nombre de nuits réservées : Le total des nuitées vendues.
• Nombre total de réservations : Le nombre de commandes distinctes.
• Chambres vendues : Le nombre total de chambres occupées.
• Taux d’occupation en pourcentage : Le principal indicateur de performance.

Analyse Visuelle et Comparative

La véritable force de ce rapport réside dans sa capacité à présenter les données de manière comparative et visuelle.

• Comparaison Rapide : Il vous offre une comparaison instantanée avec d’autres mois ou périodes, vous permettant d’identifier facilement les mois les plus performants et les périodes creuses. C’est essentiel pour comprendre la saisonnalité de votre activité.
• Représentation Graphique : En plus du tableau de chiffres, le rapport inclut une représentation graphique de vos données. Ce graphique vous offre une référence visuelle claire et immédiate des tendances, montrant les pics et les creux de votre taux d’occupation au fil du temps.
• Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : C’est un rapport pour les managers et les directeurs. Utilisez-le pour prendre du recul sur votre activité.
  • Générez ce rapport une fois par trimestre ou par semestre pour analyser vos performances.
  • Utilisez le graphique pour visualiser vos tendances saisonnières : Quand commence votre haute saison ? Quand se termine-t-elle ? Y a-t-il un mois creux qui nécessiterait une campagne marketing agressive ?
  • Comparez les performances d’une année sur l’autre pour mesurer la croissance de votre activité.
  Ce rapport transforme vos données brutes en informations stratégiques, vous aidant à comprendre le passé pour mieux planifier l’avenir de votre hôtel.

Rapports sur les options/extras (Option/Extra Report) #

• À quoi ça sert ? Ce rapport se concentre exclusivement sur la performance de vos ventes additionnelles. Il vous permet de savoir précisément combien de fois chaque service ou option a été vendu sur une période donnée et, surtout, le chiffre d’affaires total que chaque service a généré.
• Exemple Concret : En générant ce rapport pour le dernier trimestre, vous pourriez découvrir que :
  • Votre option « Petit-Déjeuner » vous a rapporté 1 200 000 FCFA.
  • Votre option « Navette Aéroport » a généré 450 000 FCFA.
  • Votre option « Départ Tardif » n’a été vendue que deux fois et n’a rapporté que 10 000 FCFA.
• Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : C’est un rapport essentiel pour votre stratégie marketing. Analysez-le régulièrement pour :
  • Identifier vos services les plus populaires et les plus rentables. Vous pourriez décider de les mettre davantage en avant.
  • Repérer les services qui ne se vendent pas. Est-ce parce que le prix est trop élevé ? La description pas assez attractive ? Ou simplement parce qu’ils ne répondent pas à un besoin client ? Ce rapport vous aide à comprendre ce qui contribue réellement à vos revenus supplémentaires et à optimiser votre offre de services.

Flux de tarifs (Rates Flux) #

• À quoi ça sert ? Ce rapport est votre journal de bord tarifaire. C’est un outil de traçabilité très précieux qui enregistre chaque modification de prix que vous effectuez dans le système. Chaque fois qu’un tarif est modifié (que ce soit via le Tableau des Tarifs, les Prix Spéciaux ou le Calendrier), cet événement est consigné ici.
• Quelles informations contient-il ? Pour chaque modification, le rapport enregistre :
  • La date du changement.
  • La plage de dates qui a été affectée par la modification.
  • Les détails du plan tarifaire concerné (quelle chambre, quel type de prix…).
  • L’utilisateur qui a effectué la modification (très utile si plusieurs personnes de votre équipe ont accès à la gestion des prix).
  • Des notes supplémentaires, comme l’application d’une restriction.
• Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : Ce rapport est votre « historique ». Il est extrêmement utile dans plusieurs cas :
  • Pour garder le contrôle : Si vous avez plusieurs managers qui ajustent les prix, ce journal vous permet de savoir qui a fait quoi et quand.
  • Pour analyser vos stratégies passées : Vous pouvez revenir en arrière et examiner les modifications de prix que vous avez faites pour une période donnée et comprendre leur impact sur vos réservations.
  • En cas d’erreur : Si vous constatez un prix anormal, ce rapport vous permettra de retrouver rapidement quand et comment cette erreur a été introduite.
  C’est un outil qui assure une transparence et une traçabilité complètes de votre activité de tarification, vous aidant à garder un contrôle total sur vos stratégies de prix.