Les « Options » (ou « Extras ») sont la boutique de services de votre hôtel, directement intégrée à votre processus de réservation. Cette fonctionnalité vous permet de vendre bien plus qu’une simple nuitée, en proposant des produits, services ou frais supplémentaires que le client peut ajouter à son panier.
C’est l’outil par excellence pour faire de la vente additionnelle (upselling), en transformant une simple réservation de chambre en une expérience de séjour complète et personnalisée.
À quoi ça sert ? : Cette fonctionnalité vous permet de proposer deux types d’ajouts à une réservation :
- Des services optionnels que le client peut choisir d’ajouter pour améliorer son séjour.
- Des frais obligatoires que vous souhaitez afficher séparément du prix de la chambre pour plus de transparence.
- Exemple Concret (Pour un Hôtel à Ouagadougou) : Voici tout ce que vous pourriez transformer en « Option » et proposer à vos clients lors de leur réservation :
- Restauration : Le Petit-Déjeuner Buffet, un Dîner Spécial « Saveurs Locales », une Bouteille de Champagne servie en chambre à l’arrivée.
- Services & Confort : Un Départ Tardif (Late check-out jusqu’à 14h00), l’ajout d’un Lit Bébé, une place de Parking sécurisé.
- Expériences & Activités : L’accès à la piscine ou au spa, la location de vélos, ou le service très populaire de Navette depuis l’aéroport de Ouagadougou.
- Frais Obligatoires : Certains hôtels utilisent cette fonction pour gérer la Taxe de Séjour si son calcul est complexe, ou pour afficher des « Frais de Service » obligatoires.
Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION
La création d’une option est très intuitive. Chaque service que vous créez est défini par plusieurs éléments clés :
- Un Nom : Clair et attractif (ex: « Petit-Déjeuner Gourmand »).
- Une Description (facultative) : Pour donner plus de détails alléchants.
- Un Coût : Le prix du service.
- Un Taux de Taxe (facultatif) : Pour appliquer une TVA si nécessaire.
- Une Image (facultative mais cruciale) : Une belle photo est votre meilleur vendeur. La photo d’un plateau de petit-déjeuner copieux est bien plus efficace qu’un simple texte.
- Des Paramètres spécifiques : Vous pourrez ensuite définir des règles de tarification très précises (prix par jour, par personne, par séjour, etc.), que nous verrons en détail.
Paramètres de Tarification des Options #
Une fois que vous avez créé une option, le système vous demande de définir comment son prix doit être calculé. Cette granularité vous permet de vous adapter à tous les types de services.
Coût par nuit
- À quoi ça sert ? Si cette option est activée, le prix que vous avez défini pour le service sera multiplié par le nombre total de nuits du séjour.
- Exemple Concret : Vous proposez une option « Parking Sécurisé » à 5 000 FCFA. Un client réserve un séjour de 3 nuits.
- S’il sélectionne l’option « Parking », le système calculera automatiquement : 5 000 FCFA x 3 nuits = 15 000 FCFA, et ajoutera ce montant au total.
- Idéal pour : Les services dont le coût est lié à la durée (parking, location de matériel, etc.).
Coût par personne
- À quoi ça sert ? Si cette option est activée, le prix du service sera multiplié par le nombre d’adultes dans la réservation.
- Exemple Concret : Vous proposez une option « Visite Guidée de la Ville » à 10 000 FCFA par personne. Un couple (2 adultes) réserve cette option.
- Le système calculera : 10 000 FCFA x 2 personnes = 20 000 FCFA.
- Idéal pour : Les activités, les excursions, ou les repas où le coût dépend directement du nombre de participants.
Astuce SIAR CONCEPTION : Vous pouvez combiner « Coût par nuit » et « Coût par personne ». C’est la configuration la plus courante pour le Petit-Déjeuner. Si votre petit-déjeuner est à 8 000 FCFA, pour un couple (2 adultes) restant 3 nuits, le système calculera : 8 000 FCFA x 2 personnes x 3 nuits = 48 000 FCFA.
Quantité sélectionnable
- À quoi ça sert ? Ce paramètre change la manière dont le client interagit avec l’option.
- Désactivé : Une simple case à cocher s’affiche. Le client peut prendre le service (il coche) ou ne pas le prendre (il ne coche pas). C’est tout ou rien.
- Activé : Un sélecteur de quantité (un champ où l’on peut choisir 1, 2, 3…) s’affiche.
- Exemple Concret : Vous proposez l’option « Location de Vélos ».
- Si une famille de 4 personnes veut louer 4 vélos, ils pourront choisir la quantité « 4 ». Si cette option était désactivée, ils ne pourraient en « cocher » qu’un seul.
- Idéal pour : Les services ou produits où le client peut vouloir en commander plusieurs, indépendamment du nombre de nuits ou de personnes (vélos, massages, etc.).
Coût maximum
- À quoi ça sert ? C’est une fonction de plafonnement. Elle vous permet de définir un prix maximum que le coût d’une option ne pourra jamais dépasser, même si les calculs (par nuit ou par personne) donnent un résultat supérieur.
- Exemple Concret : Vous proposez une option « Accès Wi-Fi Premium » à 2 000 FCFA par nuit, mais vous voulez que le coût total ne dépasse jamais 10 000 FCFA pour les longs séjours, comme un geste commercial.
- Un client reste 3 nuits : il paiera 2 000 x 3 = 6 000 FCFA.
- Un client reste 7 nuits : le calcul donne 14 000 FCFA, mais grâce au plafond, il ne paiera que 10 000 FCFA.
- Idéal pour : Offrir des tarifs dégressifs sur les services pour les clients qui effectuent de longs séjours.
Uniquement pour les enfants
- À quoi ça sert ? Si cette option est activée, le service ne sera visible et sélectionnable que si le client a indiqué la présence d’au moins un enfant dans sa recherche.
- Exemple Concret : Vous proposez une option « Lit Bébé » ou « Menu Enfant ».
- Un couple sans enfant ne verra même pas ces options, ce qui garde la liste des extras claire et pertinente.
- Une famille avec un bébé verra apparaître l’option « Lit Bébé » et pourra l’ajouter à sa réservation.
- Idéal pour : Tous les services qui sont exclusivement destinés aux enfants.
Cas Particulier : Les Frais Obligatoires
Vous pouvez également forcer une option à être toujours sélectionnée. C’est très utile pour gérer les frais obligatoires que vous souhaitez afficher séparément du prix de la chambre.
- Exemple : La Taxe de Séjour Si vous devez facturer une taxe de séjour et que vous voulez qu’elle apparaisse sur une ligne distincte dans le récapitulatif de la commande, vous pouvez la créer comme une « Option ». En cochant ensuite la case « Toujours sélectionner » (souvent appelée « Forcer l’option »), le client ne pourra pas la désélectionner. Elle sera automatiquement ajoutée au total de la réservation. C’est une excellente méthode pour une transparence totale des prix.
Frais par âge des enfants (Children fees by age) #
Cette fonctionnalité vous offre un contrôle extrêmement fin et juste sur la tarification des enfants. Plutôt que d’appliquer un tarif unique pour tous les enfants, ce système vous permet de définir des prix différents en fonction de tranches d’âge spécifiques. C’est un outil très apprécié des familles et un excellent argument commercial pour votre hôtel.
Comme le montre l’interface, vous pouvez créer plusieurs « règles » d’âge, chacune avec son propre tarif.
À quoi ça sert ? : Le but est d’adapter vos prix à la réalité des coûts qu’un enfant engendre en fonction de son âge. Un bébé qui dort dans un lit parapluie ne consomme pas les mêmes ressources qu’un adolescent de 15 ans qui prend un petit-déjeuner complet. Ce système vous permet de refléter cette différence dans vos tarifs, rendant votre offre plus attractive et plus équitable pour les familles.
Comment configurer les Frais par Âge
La configuration se fait en créant des tranches d’âge successives. Pour chaque tranche, vous définissez un âge minimum, un âge maximum et le coût associé.
- Exemple Concret (Pour un Hôtel familial à Ouagadougou) : Vous souhaitez mettre en place la politique de tarification suivante pour les enfants qui partagent la chambre de leurs parents :
- Les bébés (0 à 2 ans) séjournent gratuitement.
- Les jeunes enfants (3 à 12 ans) paient un supplément de 10 000 FCFA par nuit.
- Les adolescents (13 à 17 ans) sont considérés comme des adultes supplémentaires et paient 15 000 FCFA par nuit.
- Règle 1 : Bébés
- Âge de : 0
- À Âge : 2
- Coût : 0 (ou laissez vide)
- Par Nuit : Activé
- Règle 2 : Enfants
- Âge de : 3
- À Âge : 12
- Coût : 10000
- Par Nuit : Activé
- Règle 3 : Adolescents
- Âge de : 13
- À Âge : 17
- Coût : 15000
- Par Nuit : Activé
- Le Résultat pour le Client : Lorsqu’une famille effectue une recherche, le formulaire leur demandera non seulement le nombre d’enfants, mais aussi l’âge de chaque enfant au moment du séjour. Le moteur de réservation appliquera alors automatiquement la bonne règle de tarification pour chaque enfant, calculant un prix total juste et transparent. C’est un gage de confiance et de professionnalisme.
- Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : La mise en place d’une tarification par âge est une stratégie fortement recommandée pour tout hôtel visant une clientèle familiale.
- Créez des tranches d’âge logiques qui correspondent à votre politique. La plupart des hôtels utilisent 2 ou 3 tranches.
- Assurez-vous que vos tranches d’âge ne se chevauchent pas pour éviter les conflits de calcul.
- Vous pouvez choisir si le coût est par nuit ou un montant fixe pour tout le séjour. Le coût par nuit est le plus courant et le plus logique.
Calcul en pourcentage (% room total fee) #
En plus des coûts fixes ou par nuit/personne, le système vous permet de définir le prix d’une option comme étant un pourcentage du coût total de l’hébergement. C’est une méthode de calcul dynamique qui est particulièrement adaptée pour les frais dont le montant doit être proportionnel à la valeur du séjour, comme certaines taxes de séjour ou frais de service.
À quoi ça sert ? : Cette fonction est idéale lorsque vous devez appliquer un frais qui n’est pas un montant fixe, mais qui dépend du prix de la chambre. C’est une pratique courante pour certaines taxes de tourisme ou pour des « frais de villégiature » (resort fees) calculés sur le coût de la nuitée.
Exemple Concret : La Taxe de Tourisme
Imaginons que la réglementation locale vous impose de collecter une « Taxe de Tourisme » qui correspond à 2% du prix de la chambre, hors taxes.
- Création de l’Option : Vous créez une nouvelle Option/Extra que vous nommez « Taxe de Tourisme ».
- Configuration du Prix :
- Dans le champ du prix, vous entrez la valeur du pourcentage : 2.
- Juste à côté, dans le menu déroulant, vous sélectionnez le type de calcul % room total fee (Pourcentage du coût total de la chambre).
- Le point crucial : la taxe est elle-même taxable Une complexité comptable fréquente est que la taxe que vous collectez peut elle-même être soumise à la TVA. Le système gère parfaitement ce cas. Si votre Taxe de Tourisme est soumise à la TVA de 18%, vous devez l’indiquer en associant votre taux de « TVA 18% » à cette option.
Décortiquons le Calcul de l’Exemple
Analysons l’exemple chiffré fourni pour bien comprendre la mécanique.
(Nous adapterons les chiffres pour un exemple en FCFA par la suite)
Le tableau montre le récapitulatif d’une commande pour une chambre :
- Ligne « Single Room » (La Chambre) :
- Net (Prix HT) : 80,00 $. C’est le prix de base de la chambre.
- Taxes : 12,00 $. C’est la TVA sur la chambre (ici, 15% de 80 $).
- Total : 92,00 $. C’est le prix TTC de la chambre.
- Ligne « Tourism Levy » (La Taxe de Tourisme) :
- Calcul du Montant Net : La taxe est de 2% du prix Net de la chambre. Le calcul est donc : 80,00 $ * 2% = 1,60 $. C’est le montant de base de la taxe de tourisme.
- Calcul des Taxes sur la Taxe : Cette taxe de tourisme est elle-même taxable. Le système applique la TVA sur ce montant : 1,60 $ * 15% = 0,24 $.
- Total : 1,60 $ + 0,24 $ = 1,84 $. C’est le montant total de la taxe de tourisme, incluant sa propre TVA.
- Ligne « Totals » (Les Totaux) :
- Total Net : 80,00 $ (chambre) + 1,60 $ (taxe tourisme) = 81,60 $.
- Total Taxes : 12,00 $ (sur la chambre) + 0,24 $ (sur la taxe) = 12,24 $.
- Total Final à Payer : 81,60 $ + 12,24 $ = 93,84 $.
- Configuration Recommandée par SIAR CONCEPTION : Cette fonctionnalité est un outil avancé à utiliser principalement pour vous conformer à des réglementations fiscales spécifiques. Si vous devez appliquer une taxe ou des frais basés sur un pourcentage du prix de la chambre, c’est l’outil qu’il vous faut. Assurez-vous de bien vérifier si ce frais est lui-même soumis à la TVA et de configurer le taux de taxe en conséquence. Pour tout doute, il est essentiel de valider la méthode de calcul avec votre comptable.